Il cloud? Usarlo meglio per evitare gli sprechi

Il 2012 è stato l'anno del cloud, ovvero dell'implementazione a livello globale, nelle aziende, di sistemi di storage e di gestione allocati non più nelle reti aziendali proprietarie ma nelle "nuvole", in web service terzi in grado di alleggerire le reti IT aziendali dalle masse di dati e di traffico, oltre a offrire una ricca serie di servizi aggiuntivi favorevoli alla crescita del business. Primo tra tutti - per esempio - la possibilità di puntare in modo deciso sulla "mobilità" dei lavoratori (le nuvole sono uffici virtuali, accessibili da dovunque ci si trovi come se si fosse alla propria scrivania) e sul cosiddetto Byod (Bring your own device), ovvero il portatile o il tablet personale del lavoratore autorizzato dall'azienda come strumento di lavoro "ufficiale", un microufficio agganciato alla nuvola e sganciato da orari, vincoli, presenze.

Una rivoluzione? Certo che sì, se si considera che, come evidenzia un'indagine realizzata dal portale specializzato Enter The Cloud su un campione di 1.000 responsabili di rete aziendali, in Italia il 22% delle imprese «ha già adottato una strategia cloud», il 7% la adotterà entro il 2013 e il 28% sta «ideando una strategia cloud» (vai alla Cloud Survey 2013). Un cambiamento di mentalità e di processi che sta alzando il livello di produttività, snellendo tanti passaggi della gestione IT ma che, come tutti i cambiamenti (soprattutto quelli operati in tempi ristretti e senza modelli assodati cui guardare), lascia aperti anche alcuni problemi.

E, mettendo per un attimo da parte tutte le positività che l’uso del cloud ha portato nelle aziende, è proprio su questi aspetti ancora problematici che si concentra la survey realizzata da Symantec su 3.236 imprese (tra i 5 e i 5mila dipendenti) sparse in 29 Paesi, dal titolo “Evitare i costi nascosti del cloud" (per scaricare la ricerca clicca qui). Uno spunto proattivo che fa da cappello a una serie di dati su quello che gli esperti definiscono il "rogue cloud", la "nuvola canaglia". Se usato con troppa inconsapevolezza, il cloud potrebbe generare anche sprechi per le aziende.

Problemi tutti rimediabili, che dipendono più dalla ancora bassa cultura diffusa tra i dipendenti che da limiti di sicurezza degli stessi sistemi di storage da remoto. Il problema più diffuso è infatti quello dell'utilizzo da parte di dipendenti di strumenti cloud non aziendali per archiviare o trasferire documenti sensibili (per esempio, mettendoli in condivisione con i clienti su caselle Dropbox o spedendoli via WeTransfer anzichè attraverso la regolare mail aziendale). Un problema che tocca ben l'83% delle imprese analizzate. Nel 40% dei casi sono stati immessi in forme di cloud non proprietarie - e quindi garantite da standard di sicurezza - documenti con informazioni confidenziali. La ricerca sottolinea come queste prassi errate spesso vengano considerate "normali" dai vertici aziendali (un intervistato su cinque), anzi strumenti a costo zero che fanno risparmiare tempo. Problema collegato a questo, e "costoso" per le aziende, è quello di non governare in maniera centralizzata lo storage di documenti elettronici, che vengono indifferenziatamente salvati a volte in sistemi di recovery aziendali, a volte nel cloud, a volte sui device personali dei dipendenti. Un caos che ha richiesto per il 68% delle aziende intervistate l'intervento dell'IT manager per il recupero di documenti, che nel 40% dei casi è stato impossibile e ha richiesto un recupero dei documenti in questione dai server di backup aziendali (molto costoso, in termini di tempo). I ricercatori pongono una domanda: quanto costa, in termini di business persi, lo smarrimento per cattiva archiviazione di un documento elettronico che richiede due giorni di lavoro per essere trovato e ripristinato?

La proliferazione non governata dei sistemi cloud pone poi un altro problema: la duplicazione degli stessi documenti in store diversi, con uno spreco in termini di spazio virtuale occupato. Solo l'11% delle aziende sondate può affermare che non siano in corso duplicazioni inutili di documenti, il 38% confessa piccole duplicazioni, ma ben il 24% delle aziende confessa che almeno la metà dei propri documenti elettronici è "vittima" di duplicazione. Una situazione che, sul medio periodo, potrebbe portare a inefficienze importanti di gestione.

«Costi che possono essere facilmente evitati con un minimo di programmazione e pianificazione degli interventi», sottolineano i ricercatori nella premessa. Situazione di difetto che viene confermata da un'altra indagine svolta da Brocade su 100 Cio (Chief information officer) di medie e grandi aziende - da 250 a 3mila dipendenti - dell'area Emea, e che conferma come questa figura chiave dell'organigramma aziendale si stia rapidamente impegnando per evolvere le proprie competenze, che non sono più solo tecniche, ma devono prevedere tra i compiti anche la capacità di diffondere una nuova cultura di utilizzo della tecnologia da parte di tutti i dipendenti. Perché la cosiddetta "democratizzazione dell'IT" all'interno delle aziende si sviluppi attraverso regolamentazioni opportune, che tutelino le aziende dai rischi.