Banca Popolare di Vicenza vira con decisione verso il paperless con un progetto innovativo di digitalizzazione e gestione documentale volto a rendere sempre più veloce e sicura la verifica, la consultazione e la conservazione dei contratti stipulati con la propria clientela.

L’iniziativa coinvolge 640 filiali del Gruppo che generano mediamente un volume mensile di 75mila contratti per un totale di 700.000 pagine. Il perimetro della documentazione da trattare, concentrato oggi sui contratti stipulati con la clientela in filiale, è in costante evoluzione: a regime la banca prevede di arrivare a gestire quasi 250mila contratti al mese pari a 15 milioni di facciate su base annua. Il principale partner tecnologico e operativo è il gruppo Bassilichi, leader a livello nazionale nel BPO per la Monetica, il Back office e la Sicurezza.

“Questo investimento nasce dalla convinzione che la banca del futuro sarà sicuramente paperless. L’obiettivo ultimo non appena il quadro normativo lo consentirà è, infatti, quello di arrivare a dematerializzare “ab origine” i contratti evitando la loro produzione cartacea attraverso la sottoscrizione digitale da parte del Cliente nell’ottica dell’efficienza e della riduzione di costi” ha dichiarato  Stefano Bortolamei, Vice Responsabile Divisione Risorse di  Banca Popolare di Vicenza. “Ad oggi, i primi benefici derivanti dal progetto in corso sono senza dubbio l’ottimizzazione dei processi di verifica relativi alla validità formale dei documenti con una sensibile riduzione dei rischi operativi, oltre alla possibilità di fornire ai nostri dipendenti un sistema di accesso ad informazioni e dati in tempo reale“.

Il progetto, già avviato su vasta scala, ha comportato inizialmente un importante intervento nella tracciatura delle diverse tipologie di contratti esistenti che, ad oggi, riguarda 200 modelli. L’intero processo prevede che tutti i documenti cartacei tracciati vengano verificati, acquisiti digitalmente e resi accessibili tramite un portale web integrato con i sistemi informativi della Banca, grazie ad una specifica attività di system integration realizzata da Bassilichi. Al termine del processo si procede all’archiviazione fisica per la conservazione nei tempi previsti dalla legge; i documenti non conformi vengono, invece, restituiti alle filiali mittenti.

“Siamo orgogliosi di essere stati scelti per un progetto ambizioso e di aver messo a disposizione di Banca Popolare di Vicenza la nostra pluriennale esperienza nei servizi di document management e system collaboration” ha commentato Attilio Serrone, Vice Direttore Generale di Bassilichi. “Grazie alle elevate competenze dei nostri tecnici e alla solidità della piattaforma proprietaria di ECM supportiamo questo importante Gruppo bancario in un percorso evolutivo verso un modello di banca senza carta, affiancandolo con un approccio integrato e sistemico, che prevede la condivisione di obiettivi strategici”.