Anche la stampante va in outsourcing  

Managed services, outsourcing specializzato o servizi avanzati di print management: in qualsiasi modo venga chiamata, l’esternalizzazione delle attività di stampa sta diventando sempre più una realtà anche presso le banche italiane. La gestione unificata ed efficiente di una quantità elevata ed eterogenea di documenti, quali modulistica e comunicati, report finanziari e di controllo di gestione, informazioni commerciali, contratti, dossier cliente, pratiche e documenti di qualità è una necessità non solo sotto il profilo della coerenza dei contenuti, aspetto non banale anche nelle realtà medio-piccole e critico per gli istituti più grandi, ma anche sotto il profilo dei costi. Tutto ciò richiede soluzioni sempre più flessibili e personalizzabili, che permettano di adattare l’intero processo di stampa alle reali esigenze delle banche e di ridurre i costi di stampa che, secondo stime internazionali recenti rappresentano in media dall’1 al 3% dei costi di gestione totali di una banca. Si tratta di un risultato difficile da conseguire perché comporta sia la revisione dei processi aziendali sia la ristrutturazione dei sistemi informativi ma, se raggiunto, i benefici che ne derivano risultano molto interessanti. Benefici più parziali, ma comunque di sostanza, però si possono iniziare a ottenere anche senza mettere in campo complesse e lunghe attività di revisione dei processi, ma banalmente uniformando il più possibile il parco stampanti sotto il brand di un fornitore e magari affidando il fleet management dello stesso a personale specializzato esterno. In questa direzione vanno i casi presentati in questa breve rassegna di testimonianze su banche italiane che hanno iniziato l’esperienza di portare in outsourcing la gestione dei servizi di stampa.

Fondata nel 1901, la Cassa di Risparmio di Saluzzo ha condiviso il suo percorso ultracentenario in ogni frangente con il territorio di riferimento e, giorno dopo giorno, è cresciuta intessendo rapporti importanti a ogni livello, ha lavorato per la comunità fino al conseguimento dei risultati attuali che vedono l’istituto presente in ambito regionale con 27 sportelli impiegando oltre 205 dipendenti. “L’ottimizzazione in termini organizzativi, di efficienza e di costi sono tra gli obiettivi prioritari di tutte le aziende, in ogni settore. Relativamente al nostro parco stampanti, ci siamo ispirati a questi presupposti nell’effettuare un’analisi valutativa e quindi nel procedere a una scelta di cambiamento che ci ha portato a un unico fornitore, in grado di garantire una gestione centralizzata. Dopo un approfondito esa - me la scelta è ricaduta su una soluzione basata sul costo/copia ritenuta ideale per il conseguimento degli obiettivi prefissati. Si tratta di un sistema flessibile e adattabile alle reali esigenze di stampa dell’azienda, con la possibilità di centralizzazione del controllo di utilizzo, della manutenzione sia ordinaria che straordinaria e di tutte le attività di gestione necessarie per il miglior funzionamento operativo. Un cambiamento importante rispetto a un passato di stampanti differenziate su più marche con tutto ciò che dal punto di vista organizzativo ed economico ne conseguiva” spiegano all’Ufficio Organizzazione della Cassa di Risparmio di Saluzzo che ha implementato i servizi oggi offerti dalla linea Epson Print Performance. La fornitura di consumabili e la manutenzione viene gestite direttamente dal rivenditore attraverso un’utility installata presso il cliente che è facilmente configurabile anche per la frequente rilevazione dello stato delle stampanti e il relativo livello dei consumabili. I dati sono inviati in automatico, via posta elettronica, sia al responsabile IT della banca sia al rivenditore che gestisce il rapporto con l’istituto di credito, per l’eventuale fornitura di consumabili o, quando necessario, l’intervento di manutenzione. Il file in formato CSV, inoltre, può essere integrato con semplici applicativi di controllo per una verifica dei costi, consentendo così al sistema di offrire in ogni istante la situazione del parco macchine con il vantaggio della possibile eliminazione dei costi nascosti, tra i quali la necessità di “fare magazzino” per i materiali di consumo.

La principale esigenza espressa da Banca Nuova, istituto appartenente al Gruppo Banca Popolare di Vicenza attiva con oltre 750 dipendenti in 115 sedi tra filiali, tesorerie e negozi finanziari presenti nel centrosud Italia e in particolare in Sicilia, era quella di migliorare i servizi per gli utenti e assumere il controllo del parco stampanti e multifunzione e dei processi esistenti per trasformarli e incrementare così i livelli di efficienza e diminuire i costi di gestione. Oltre a queste però Banca Nuova aveva espresso il desiderio di ridurre anche le emissioni e l’impatto ambientale, oltre ai consumi di carta e di energia che Xerox ha previsto di poter far diminuire di oltre il 30%. In termini generali, infatti, le esigenze di Banca Nuova hanno trovato risposta nella soluzione EPS di Xerox (Enterprise Print Services), che consente all’impresa di controllare e ottimizzare i costi associati alla stampa in modo trasparente e completo, garantendo maggiore produttività. EPS consente all’istituto di avere una visione completa delle operazioni di stampa condotte globalmente, facendo sì che la produzione documentale rimanga in linea con i budget, con le policy di sicurezza e con gli obiettivi di sostenibilità ambientale prefissati.

Per il fleet management sul parco multifunzione installato nella sede centrale di Milano, UniCredit Leasing ha scelto di avvalersi dei servizi di Document Process Outsourcing di Ricoh. Questi comprendono attività come il controllo e il presidio di tutte le periferiche di stampa, in modo da effettuare cicli di manutenzione preventiva programmati e di intervenire in tempi rapidi nel caso di richiesta di assistenza tecnica secondo le tempistiche definite dalla gestione delle chiamate di assistenza. Inoltre il servizio comprende la gestione dei consumabili e le fasi di installazione, spostamento, aggiornamento e cambiamento della configurazione dei dispositivi tenuti sotto controllo. E, infine, l’outsourcer provvede anche al training e al supporto degli utenti. I benefici attesi per questo servizio attivo da alcuni mesi sono innanzitutto un miglioramento delle performance dell’ambiente di stampa, con relativo aumento dei livelli di produttività degli utenti e riduzione dei costi di gestione dei dispositivi supportati. Inoltre i livelli di servizio sono garantiti contrattualmente, mentre il costante monitoraggio dei flussi di lavoro permetterà nel tempo di compiere interventi di adeguamento o di espansione dell’ambiente di stampa secondo le esigenze che si verificheranno.