Dematerializzazione: meno costi e più efficienza

Le strade percorribili verso la dematerializzazione possono passare non solo attraverso la digitalizzazione degli originali cartacei già esistenti, garantendone la convivenza con le corrispondenti copie informatiche, ma anche attraverso la definizione di soluzioni adeguate alla progressiva riduzione ab origine della carta, e dunque abilitanti la produzione nuovi documenti esclusivamente in elettronico.

Che il tema della dematerializzazione sia di fortissima attualità è testimoniato anche da una survey condotta a febbraio 2011 da ABI Lab , il Centro di Ricerca e Innovazione dell’ABI, finalizzata a valutare le priorità ICT, sia dal punto di vista degli investimenti previsti per il 2011, sia sotto il profilo delle attività di indagine e scouting per l’identificazione di future aree di investimento. .

Il grafico della figura 1 rappresenta la distribuzione dei livelli di priorità per i progetti relativi all’ambito “processi interni”.La dimensione della bolla, indicativa del numero di banche che hanno segnalato l’iniziativa tra le dieci di maggior rilievo, evidenzia come le iniziative di dematerializzazione siano al centro dell’interesse dell’intero settore bancario. Più specificamente, il posizionamento della bolla lungo i due assi cartesiani indica come esista una maggiore priorità per le analisi, le indagini, gli studi di fattibilità sul tema rispetto ad un concreto investimento, che rappresenta una fase successiva.

Anche i benefici conseguibili a seguito di un processo di dematerializzazione sono numerosi e sembrano essere già a conoscenza delle banche, come si può rilevare in .

In particolare, i benefici ad oggi segnalati come più rilevanti sono legati all’operatività interna e si focalizzano soprattutto sulla gestione documentale in senso stretto, in particolare sugli aspetti di lavorazione e tracciabilità di documenti e flussi. Una valutazione leggermente inferiore viene assegnata ai benefici “esterni” conseguibili, quali l’opportunità di riorganizzare le risorse di rete e di abilitare nuovi modelli di erogazione dei servizi, ai fini di una semplificazione e di un’innovazione delle modalità di relazione con la clientela.

In termini operativi, come rilevato anche dalla già citata indagine sulle priorità ICT, le banche hanno cominciato ad avviare analisi, studi di fattibilità e progetti pilota relativi alla possibilità di dematerializzare ab origine alcune tipologie documentali ( ).

In particolare, tra le realtà che hanno avviato analisi volte all’introduzione di tali processi di dematerializzazione (l’86% del campione), si rileva come il 75% abbia realizzato studi di fattibilità su specifici documenti e l’83% abbia avviato specifici progetti pilota. Al di là delle analisi e delle iniziative rilevate presso diverse realtà, l’eliminazione del cartaceo fin dalla fase di produzione è tuttavia ad oggi effettuata solo su poche tipologie di documenti, soprattutto interni alla banca, e si limita ad attività di carattere puramente sperimentale.

Che il percorso verso il traguardo di una banca paperless sia molto articolato e complesso lo si riscontra anche nella valutazione dell’avvio di processi di conservazione sostitutiva, in merito ai quali sono presenti problematiche soprattutto di carattere normativo ( ).

L’ostacolo normativo pesa quattro volte di più rispetto a problematiche di carattere tecnologico ed è stato segnalato dalla totalità delle banche che hanno preso parte all’analisi; in particolare, la principale fonte di preoccupazione riguarda il valore legale ai fini probatori delle copie informatiche da esibire in caso di controversie giudiziarie.

Particolare rilevanza assume dunque il substrato normativo che disciplina i processi di dematerializzazione e che risulta ampio, stratificato e spesso di complessa interpretazione. In questo scenario, un riferimento importante è rappresentato dal d.lgs. n. 235 del 30/12/2010, pubblicato in Gazzetta Ufficiale lo scorso 10 gennaio 2011, ossia dalla nuova versione del Codice dell’Amministrazione Digitale, norma di riferimento in materia di gestione documentale.

Tra le principali novità del nuovo testo, che naturalmente potranno impattare anche sul settore bancario, si segnalano l’evoluzione delle categorie di firma – con l’introduzione della nozione di firma avanzata in piena armonia con la Direttiva 1999/93/CE – e della relativa efficacia giuridica, l’identificazione di opportune procedure che, se in linea con le regole tecniche, potranno rendere non obbligatoria la presenza del notaio o del pubblico ufficiale per l’autenticazione della conformità della copia per immagine di un documento rispetto all’originale cartaceo, nonché l’introduzione del processo di accreditamento dei conservatori.

A fronte delle potenzialità offerte dal nuovo CAD, alcuni dubbi interpretativi sussistono ancora, e si attende in proposito la realizzazione, da parte di DigitPA, delle regole tecniche che potranno costituire un concreto riferimento operativo per l’attuazione della normativa.

Nel complesso percorso verso la dematerializzazione, non bisogna però dimenticare che tra i driver in grado abilitare il cambiamento vi sono, oltre all’evoluzione normativa, anche la tecnologia a supporto e numerosi elementi di carattere organizzativo.

Oggi le tecnologie sono in continua e rapida evoluzione e permettono di automatizzare e informatizzare molte procedure, semplificando la gestione dei processi interni, lo scambio di informazioni e promuovendo la collaborazione e le relazioni tra i dipendenti. D’altro canto, l’utilizzo di nuovi strumenti, applicazioni e procedure implica necessariamente una profonda ridefinizione delle modalità di gestione delle diverse fasi del ciclo di vita del documento, con inevitabili impatti sulle risorse umane, in termini di assegnazione di ruoli, mansioni e responsabilità.

Sarà pertanto notevole l’impegno richiesto alle banche, sia tecnologico sia organizzativo, per la costruzione dell’impianto necessario ad abilitare logiche paperless, ma la nascita di una nuova era nella gestione documentale in banca sembra oramai un obiettivo sempre più a portata di mano.